Πολιτική υποβολής αναφορών

ΔΙΕΘΝΗΣ ΑΕΡΟΛΙΜΕΝΑΣ ΑΘΗΝΩΝ ΑΕ - ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ 

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 

1.1  Σκοπός. Η Πολιτική Αναφορών (η «Πολιτική») θέτει τις γενικές αρχές και το πλαίσιο μέσω του οποίου ο Διεθνής Αερολιμένας Αθηνών (ΔΑΑ) («η Εταιρεία») λαμβάνει, αξιολογεί και διερευνά αναφορές που υποστηρίζουν: 

α)  παραβιάσεις της νομοθεσίας της ΕΕ στους τομείς που ορίζονται στο Ν. 4990/2022, 

β)  παρατυπίες, παραλείψεις ή παραβάσεις του «Συστήματος Εταιρικής και Κανονιστικής Συμμόρφωσης - CRCS» της Εταιρείας, που περιλαμβάνει τους βασικούς κανόνες δεοντολογίας και τους Κώδικες Δεοντολογίας και τις Πολιτικές του ΔΑΑ που τίθενται υπόψη των Εργαζομένων, των Πελατών, των Προμηθευτών, των προσώπων που ενεργούν για λογαριασμό και /ή στο όνομα της Εταιρείας ή άλλων ενδιαφερόμενων μερών. 

Η Εταιρεία εγκρίνει την παρούσα Πολιτική ως απόδειξη της δέσμευσής της να τηρεί δίκαιες επιχειρηματικές και συμπεριφορικές αξίες και πρακτικές. Η Εταιρεία διασφαλίζει περαιτέρω την εφαρμογή της παρέχοντας την κατάλληλη καθοδήγηση και ευαισθητοποίηση, καθώς και εύκολα προσβάσιμα κανάλια εμπιστευτικής αναφοράς. 

Η Πολιτική και τυχόν τροποποιήσεις εγκρίνονται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας. Ο ΔΑΑ δεσμεύεται να διατηρεί το υψηλότερο επίπεδο ηθικής και επαγγελματικής συμπεριφοράς, υιοθετώντας την προσέγγιση μηδενικής ανοχής σε παράνομες ενέργειες ή ενέργειες κατά της ορθής εταιρικής διακυβέρνησης που ενδέχεται να επηρεάσουν αρνητικά τη φήμη και την αξιοπιστία του. 

1.2  Ρυθμιστικό Πλαίσιο. Η Πολιτική, συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του ρυθμιστικού πλαισίου, όπως ορίζεται στις διατάξεις του Ν. 4990/2022 για την ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 και του Συμβουλίου για «την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης». 

1.3  Πεδίο εφαρμογής και υποχρεώσεις. Η διαδικασία αναφοράς απευθύνεται σε όλους τους Εργαζόμενους της Εταιρείας, τη Διοίκηση και τα Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, καθώς και σε τρίτους που έχουν διαρκή σχέση με την Εταιρεία. 
Τα παράπονα πελατών σχετικά με την ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχει η Εταιρεία διαχειρίζεται το αρμόδιο τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών και δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής. 

2. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ 

Η παρούσα Πολιτική αποτελεί μέσο διασφάλισης της ακεραιότητας, της ηθικής διακυβέρνησης και της φήμης της Εταιρείας. 

Συμβάλλει στον εντοπισμό των κινδύνων και στην υιοθέτηση των κατάλληλων διορθωτικών μέτρων, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, της ενίσχυσης του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου, της εκ των προτέρων ανίχνευσης περιστατικών απάτης, παρενόχλησης ή άλλων σοβαρών αδικημάτων, της εφαρμογής των κατάλληλων μέτρων στα υπόχρεα μέρη και, όταν απαιτείται, ειδοποιεί τις κατά περίπτωση αρμόδιες Αρχές. 

Διασφαλίζοντας ένα περιβάλλον εμπιστοσύνης και ασφάλειας για Εργαζόμενους, Πελάτες και Προμηθευτές, η Εταιρεία ενθαρρύνει την καλή τη πίστει αναφορά παράνομων πράξεων ή σοβαρών παραβάσεων, που έρχονται στην προσοχή των ατόμων που επιθυμούν να αναφέρουν τέτοιες πραγματικές ή πιθανές παρατυπίες («Whistleblowers»). 

Απαράβατη αρχή της Πολιτικής είναι η προστασία της ανωνυμίας και του απορρήτου των προσωπικών δεδομένων των Whistleblowers και, στην περίπτωση των Υπαλλήλων της Εταιρείας, η διασφάλιση ότι οι επαγγελματικές αξιολογήσεις τους γίνονται και θα γίνονται αμερόληπτα. Η διαδικασία αναφοράς αποσκοπεί στην ενίσχυση της διαφάνειας, η οποία ενθαρρύνει την αναφορά περιστατικών που προκαλούν παραβιάσεις των Διαδικασιών και Πολιτικών της Εταιρείας όπως αυτές προβλέπονται στα σχετικά εταιρικά έγγραφα, καθώς και την αναφορά περιστατικών απάτης, διαφθοράς, εξαναγκασμού , παρενόχληση, κατάχρηση εξουσίας ή άλλες παραβιάσεις. 

3. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ 

Οι αναφορές υποβάλλονται υπό την προϋπόθεση ειλικρινούς κι εύλογης πεποίθησης ότι έχει διαπραχθεί ή μπορεί να διαπραχθεί αδίκημα ή παράπτωμα. 

Οι Εργαζόμενοι, οι Πελάτες και οι Προμηθευτές της Εταιρείας ή άλλοι Ενδιαφερόμενοι ενθαρρύνονται να αναφέρουν αδικήματα, περιπτώσεις ύποπτης, παράνομης συμπεριφοράς, περιστατικά κακοδιαχείρισης, ή σοβαρές παραλείψεις σε σχέση με το Νόμο, τους Κανονισμούς, τις Πολιτικές και τις Διαδικασίες. Οι περιπτώσεις που πρέπει να αναφερθούν περιλαμβάνουν: 

Πράξεις που αφορούν βαριά αμέλεια, πιθανή απάτη ή διαφθορά, 

Παραβιάσεις του ισχύοντος νομικού και κανονιστικού πλαισίου, με εξαίρεση το νομικό πλαίσιο που αναφέρεται (α) στην προστασία διαβαθμισμένων πληροφοριών, (β) την προστασία των νομικών και ιατρικών επαγγελματικών προνομίων· (γ) το απόρρητο των δικαστικών διαβουλεύσεων· δ) κανόνες για την ποινική διαδικασία, 

Πράξεις που επηρεάζουν το σκοπό, τα συμφέροντα ή τη φήμη της Εταιρείας ή έρχονται σε σύγκρουση με τα συμφέροντα της Εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης πιθανής παραβίασης των αρχών που ορίζονται στην Πολιτική για την Πρόληψη της Σύγκρουσης Συμφερόντων, στον Κώδικα Δεοντολογίας και σε άλλες σχετικές πολιτικές της η εταιρεία, 

Σοβαρές παρατυπίες ή παραβάσεις που αφορούν στην παροχή όλων των υπηρεσιών της Εταιρείας, καθώς και σε επενδυτικές υπηρεσίες ή ανάληψη επενδυτικών ή προμηθειών, 

Πράξεις που αναμφισβήτητα προσβάλλουν την ηθική συμπεριφορά της Εταιρείας όπως περιγράφεται στις Πολιτικές της Εταιρείας, 

Πράξεις που θέτουν σε κίνδυνο την υγεία και την ασφάλεια των Εργαζομένων, 

Παραβιάσεις των διατάξεων της Πολιτικής για την καταπολέμηση της απάτης, 

Δράσεις επιβλαβείς για το περιβάλλον, 

Παραβιάσεις της Πολιτικής Πρόληψης Χειραγώγησης Αγοράς, δηλαδή σχετικά με συναλλαγές εμπιστευτικών πληροφοριών, παράνομη αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών και χειραγώγηση της αγοράς, 

Παραβιάσεις των διαδικασιών καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, 

Παραβιάσεις του απορρήτου και της προστασίας των προσωπικών δεδομένων, 

Κάθε είδους παρενόχληση (π.χ. σεξουαλική, φυλετική, θρησκευτική, ταυτότητα φύλου κ.λπ.), καθώς και κατάχρηση εξουσίας. 

4. ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΗΣ ΑΝΩΝΥΜΙΑΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΑΠΟ ΑΝΤΙΠΟΙΝΑ 

Οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν μέσω των ακόλουθων εμπιστευτικών καναλιών: 

Με email στο whistleblowing@aia.gr, 

Μέσω προφορικού μηνύματος στην ειδική τηλεφωνική θυρίδα της Εταιρείας 2103532000, 

Μέσω ηλεκτρονικής φόρμας ενσωματωμένης στις ιστοσελίδες του ΔΑΑ στο Διαδίκτυο (www.aia.gr) και στο Εταιρικό Intranet, 

Με απευθείας επικοινωνία με τον Εξουσιοδοτημένο Παραλήπτη Αναφορών της Εταιρείας, είτε με προσωπική συνέντευξη, είτε τηλεφωνική επικοινωνία στο 2103532000, κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες. 

Σε όλες τις περιπτώσεις, η καλή πίστη ως προς τη νομιμότητα μιας αναφοράς αποτελεί προϋπόθεση. 

Οι Whistleblowers προστατεύονται από αντίποινα ή αντίποινα, για τους ακόλουθους λόγους: α) Η ταυτότητα του Whistleblower, εάν έχουν επιλέξει να μην είναι ανώνυμοι, β) Πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες για παραβιάσεις ανώνυμα, αλλά που στη συνέχεια αναγνωρίζονται και υφίστανται αντίποινα, ωστόσο πληρούν τις προϋποθέσεις για την παρεχόμενη προστασία, γ) Οι υποβληθείσες αναφορές παραλαμβάνονται από τον Εξουσιοδοτημένο Παραλήπτη Αναφορών και, εάν είναι αποδεκτές για περαιτέρω διερεύνηση, τότε κοινοποιούνται μόνο στα προκαθορισμένα μέλη της Επιτροπής Διερεύνησης Αναφορών (WIC) και στο βοηθητικό προσωπικό που είναι υποχρεωμένο να ενεργήσει με τη δέουσα διακριτικότητα και εμπιστευτικότητα. Η τήρηση των ανωτέρω θα έχει επίσης ως αποτέλεσμα την προστασία της ταυτότητας των αναφερομένων, οι οποίοι θα ειδοποιούνται για την ύπαρξη αναφοράς σε στάδιο που δεν επηρεάζει τη διερεύνηση και επίλυση της αναφερόμενης υπόθεσης και σε κάθε τέτοια περίπτωση χωρίς παραβίαση όρων. εμπιστευτικότητας σχετικά με τον καταγγέλλοντα και εμπιστευτικότητας των στοιχείων που περιλαμβάνονται στην έκθεση. Η Εταιρεία διασφαλίζει ότι ο Whistleblower προστατεύεται κατάλληλα από πιθανές αρνητικές συνέπειες, όπως απειλές ή απόπειρες αντιποίνων ή διακρίσεις ή οποιαδήποτε άλλη μορφή άδικης μεταχείρισης. 

Ανάλογα με το αναφερόμενο άτομο (δηλαδή υπάλληλο, ή μέλος της Διοίκησης, ή μέλος της Επιτροπής Διερεύνησης, ή Μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου), η αναφερόμενη περίπτωση θα αξιολογηθεί από ένα εταιρικό όργανο διερεύνησης που έχει συσταθεί για τον σκοπό, δεν έχει σύγκρουση συμφερόντων  για την αναφερόμενη υπόθεση, δηλαδή: είτε  την Επιτροπή Διερεύνησης Αναφορών, ή τον Γενικό Διευθυντή της Εταιρείας, τον Γενικό Διευθυντή της μονάδας στην οποία ανήκει ο εργαζόμενος, το Διοικητικό Συμβούλιο, ή οποιοδήποτε άλλο εσωτερικό ή εξωτερικό της Εταιρείας όργανο διερεύνησης, στο οποίο ανατέθηκε για το συγκεκριμένο σκοπό. 

Η Εταιρεία διασφαλίζει ότι οι Αναφερόμενοι προστατεύονται πλήρως από πιθανές αρνητικές επιπτώσεις, σε περιπτώσεις όπου η αξιολόγηση της αναφοράς δεν αποκαλύπτει παραβίαση Πολιτικής. Ακόμη και όταν η έρευνα αποφανθεί για δικαιολογημένη παράβαση και έχουν ληφθεί μέτρα κατά των Αναφερομένων Προσώπων, διασφαλίζεται η προστασία τους από ακούσιες αρνητικές επιπτώσεις, ανεξάρτητα από τις ενδεχόμενες κυρώσεις που επιβάλλονται από τα αρμόδια όργανα. 

Η αποκάλυψη της ταυτότητας του Whistleblower ενδέχεται να απαιτηθεί από δικαστική, ή άλλη νομική διαδικασία στο πλαίσιο διερεύνησης της αντίστοιχης υπόθεσης. Οι Whistleblowers θα ενημερώνονται πριν αποκαλυφθεί η ταυτότητά τους, εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές θα θέτουν σε κίνδυνο τις σχετικές έρευνες ή δικαστικές διαδικασίες. Κατά την ενημέρωση του Whistleblower, η Εταιρεία παρέχει αιτιολογία για την κοινοποίηση των σχετικών εμπιστευτικών δεδομένων. 

Η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Οποιαδήποτε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής πραγματοποιείται σύμφωνα με τους σχετικούς εθνικούς και ευρωπαϊκούς κανονισμούς. Το Τμήμα Προστασίας Δεδομένων και Συμμόρφωσης διατηρεί σε ηλεκτρονική μορφή, αρχείο ανά περίπτωση, με τις απαραίτητες προδιαγραφές ασφαλείας. 

5. ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ 

5.1. Διακυβέρνηση. Σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.4990/2022, η Εταιρεία αναθέτει την ευθύνη παραλαβής και παρακολούθησης των Αναφορών στον Διευθυντή Προστασίας Δεδομένων και Συμμόρφωσης της Εταιρείας. Η Επιτροπή Διερεύνησης είναι αρμόδια για την αξιολόγηση των εκθέσεων και την πρόταση μέτρων που κρίνει απαραίτητα. 

5.2. Λήψη Αναφορών. Για να διευκολυνθεί η ορθή εξέταση και αξιολόγηση των υποβληθεισών εκθέσεων, οι Whistleblowers ενθαρρύνονται να παρέχουν όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των γεγονότων που προκαλούν την υποψία/ανησυχία που σχετίζονται με την αναφορά, αναφέροντας την ημερομηνία και τη φύση του συμβάντος, το όνομα(τα)  του εμπλεκόμενου προσώπου ή των πιθανών μαρτύρων ή άλλων αποδεικτικών στοιχείων, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων και τοποθεσιών. 

5.3. Χειρισμός Αναφορών. Όταν μια έκθεση διαβιβάζεται στην Επιτροπή Ερευνών, η τελευταία αποφασίζει εάν η έκθεση υποδεικνύει παρατυπίες, παραλείψεις ή παραβάσεις. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή παραπέμπει την έκθεση στην αρμόδια Διεύθυνση(εις) της Εταιρείας για να προβεί σε κάθε περαιτέρω αναγκαία ενέργεια. Στη συνέχεια, η Επιτροπή αποφασίζει εάν θα κλείσει την υπόθεση, ή θα ενημερώσει τη Διοίκηση της εταιρείας για τις διαπιστωθείσες παραβάσεις. 

Όταν ένας Εργαζόμενος διαπιστωθεί ότι παραβιάζει τους Εσωτερικούς Κανονισμούς, τις Πολιτικές και τις Διαδικασίες της Εταιρείας, η Επιτροπή Διερεύνησης κλιμακώνει την υπόθεση προκειμένου να αποφασίσει για την επιβολή των μέτρων, ως εξής: i. Στον Γενικό Διευθυντή, με την υποστήριξη και τις συστάσεις της Επιτροπής, όταν ο αναφερόμενος είναι μέλος της μεσαίας διοίκησης ή υπάλληλος, ii. Στη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού, σε κάθε άλλη περίπτωση. Σε περίπτωση που η αναφορά αφορά τους Γενικούς Διευθυντές της Εταιρείας ή μέλη της Επιτροπής Διερεύνησης, η αναφορά τίθεται υπόψη του Γενικού Διευθυντή, ο οποίος αναθέτει την αντίστοιχη ομάδα διερεύνησης, αποκλείοντας και αντικαθιστώντας τυχόν εμπλεκόμενα πρόσωπα, ή προσλαμβάνει εξωτερικούς συμβούλους γι’ αυτό το σκοπό. 

Οποιαδήποτε αναφορά εμπλέκει τον Γενικό Διευθυντή ή Μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας, προωθείται δεόντως στον Πρόεδρο της Επιτροπής Ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου, για περαιτέρω αξιολόγηση και καθορισμό των επόμενων βημάτων στη διαδικασία έρευνας και παροχής πληροφοριών προς το Διοικητικό Συμβούλιο. 

Ο Διευθυντής Προστασίας Δεδομένων και Συμμόρφωσης είναι υπεύθυνος να λαμβάνει και να παρακολουθεί τις αναφορές, να επικοινωνεί με τον Whistleblower και, εάν κριθεί απαραίτητο, να ζητήσει περαιτέρω πληροφορίες και να ενημερώσει για την πρόοδο της έκθεσής του. Σε περίπτωση που η αναφορά έχει υποβληθεί επώνυμα, ο αρμόδιος Διευθυντής βεβαιώνει τη λήψη της αναφοράς εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της. Με την ολοκλήρωση της υπόθεσης, ενημερώνει τους Whistleblowers για την απόφαση που ελήφθη ως προς την αναφορά τους. Μια υπόθεση θεωρείται περαιωμένη όταν έχει ληφθεί οριστική απόφαση από την Εταιρεία ή την Επιτροπή όταν η απόφασή της είναι να κλείσει την υπόθεση ή, σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση, όταν έχουν γίνει οι απαιτούμενες διορθωτικές ενέργειες από την αρμόδια Διεύθυνση της Εταιρείας. Η ανατροφοδότηση στον καταγγέλλοντα θα πρέπει να παρέχεται το αργότερο εντός τριών (3) μηνών από την επιβεβαίωση παραλαβής της αναφοράς, ή, εάν δεν έχει αποσταλεί επιβεβαίωση, τρεις (3) μήνες από τη λήξη της περιόδου των επτά εργάσιμων ημερών μετά τη υποβολή της αναφοράς. 

Η πρόσβαση στα δεδομένα αναφοράς περιορίζεται στους Εργαζόμενους με βάση την «ανάγκη να γνωρίζουν» και μόνο για σκοπούς διαχείρισης αναφορών. 

5.4. Έγκριση, Αναθεώρηση και Ενημέρωση. Υπό την ευθύνη του Τμήματος Προστασίας Δεδομένων και Συμμόρφωσης, η Πολιτική θα κοινοποιείται στους Εργαζόμενους και θα αναρτάται στον ιστότοπο της Εταιρείας σε ξεχωριστή, εύκολα αναγνωρίσιμη και προσβάσιμη ενότητα. Οι πληροφορίες περιλαμβάνουν τις διαδικασίες που ισχύουν για την αναφορά μιας υπόθεσης, συμπεριλαμβανομένου του υποδείγματος και του τρόπου με τον οποίο η Εταιρεία μπορεί να ζητήσει από τον Whistleblower να διευκρινίσει στοιχεία της αναφοράς, ή να παράσχει πρόσθετες πληροφορίες, το χρονοδιάγραμμα για την παροχή σχολίων και το είδος και το περιεχόμενο αυτών των σχολίων, καθώς και τη φύση της παρακολούθησης των εκθέσεων. 

Η Διεύθυνση Προστασίας Δεδομένων και Συμμόρφωσης είναι αρμόδια για την αξιολόγηση και την ετήσια αναθεώρηση της Πολιτικής και, εάν κριθεί απαραίτητο, προτείνει τροποποιήσεις στην Επιτροπή Ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου, προκειμένου να αναγνωρίζονται οι αλλαγές στο αντίστοιχο κανονιστικό πλαίσιο και να βελτιώνεται συνεχώς η λειτουργική αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα. 

Σε τέτοιες περιπτώσεις, μετά από εισήγηση του Υπεύθυνου Παραλαβής Αναφορών σε συνεργασία με την Επιτροπή Διερεύνησης, η Διοίκηση προτείνει στην Επιτροπή Ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου αναθεωρήσεις της Πολιτικής, οι οποίες κι εγκρίνονται από το Διοικητικό Συμβούλιο. 

Το παρόν έγγραφο εκδόθηκε στις 23 Ιουνίου 2023 και ενδέχεται να υπόκειται σε αναθεώρηση, σύμφωνα με τις ισχύουσες κανονιστικές απαιτήσεις.